Vos gestionnaires ne passent plus leurs journées au téléphone.
Locataires, copropriétaires, candidats, prestataires : Sophia répond à chaque appel, 24 h/24. Elle trie les urgences, ouvre le dossier et prévient le bon intervenant. Vos gestionnaires retrouvent le temps de gérer.
« Il y a de l’eau qui coule du plafond de ma salle de bain. »
- Locataire et lot identifiés
- Plombier d’astreinte prévenu
- Dossier sinistre ouvert
- Constat amiable envoyé par SMS
- Gestionnaire informé pour lundi 8:00
Le téléphone mange le temps que vos gestionnaires devraient consacrer à gérer.
Des appels qui ne s’arrêtent jamais
Fuites, chauffage, clés, quittances, charges, date de l’AG : une grande partie des appels sont des demandes simples et répétitives, qui interrompent tout le reste.
Des urgences la nuit et le week-end
Un dégât des eaux un samedi soir ne peut pas attendre lundi. L’astreinte s’épuise, et une urgence mal orientée coûte cher à tout le monde.
Des copropriétaires qui se sentent ignorés
Entre AG, visites d’immeuble et sinistres, rappeler chaque appelant devient impossible. C’est l’un des premiers reproches faits aux syndics.
Le dégât des eaux est traité. Le gestionnaire le découvre lundi, dossier complet.
Sophia identifie l’appelant et le lot, donne les consignes de sécurité, qualifie l’urgence selon vos règles et prévient le prestataire d’astreinte. Tout est consigné, prêt pour lundi matin.
En démo, Sophia décroche avec le nom de votre entreprise, vos services et vos horaires.
Demander une démoLire la transcription
Vous définissez ce qui est urgent, qui est d’astreinte et quels prestataires appeler. Sophia ne donne aucun avis juridique et n’engage aucune dépense en dehors de vos règles.
Ce que Sophia peut rapporter à votre cabinet en un an.
Choisissez votre métier et votre offre, puis ajustez quatre chiffres. Les hypothèses sont volontairement prudentes, visibles et modifiables : mettez les vôtres.
Voir et ajuster les hypothèses
Estimation indicative, non garantie, sur la base de 22 jours ouvrés par mois. Le gain additionne le chiffre d’affaires ou la marge indiqués pour chaque levier et la valeur du temps rendu à votre équipe : ce n’est pas un bénéfice net. Les campagnes sortantes ne comptent que des contacts éligibles. Pocket n’est pas compté dans ce calcul.
Et ce qui ne se chiffre pas : la qualité de service que vos clients perçoivent.
Chaque appelant obtient une réponse. Chaque demande, une suite.
Gestion locative
- Candidats : disponibilité du bien, pièces du dossier, visite réservée, selon vos critères.
- Locataires : incidents, quittances, attestations, préavis, état des lieux de sortie planifié.
- Propriétaires bailleurs : point sur leur bien, transfert au gestionnaire avec le contexte.
Copropriété
- Sinistres et pannes : parties communes, ascenseur, chauffage collectif, portail.
- Copropriétaires : charges, appels de fonds, date et lieu de l’AG, documents.
- Prestataires et conseil syndical : accès, interventions, messages transmis au gestionnaire.
Votre gestionnaire visite l’immeuble. Pocket écrit le compte rendu.
- Avant l’AG ou la visite : sinistres ouverts, travaux votés, points sensibles, derniers échanges.
- Sur place : règlement de copropriété, contrats d’entretien, procédures, réponses avec leurs sources.
- Après la visite : 30 secondes dictées deviennent un compte rendu, des tâches et des relances.
« Visite résidence Les Tilleuls. Infiltration toujours présente en toiture côté cour, devis couvreur à relancer. Ascenseur OK depuis l’intervention de mardi. Prévoir un point avec le conseil syndical avant l’AG. »
- Compte rendu de visitePrêt à envoyer au conseil syndical
- Relance prestataireDevis couvreur · rappel jeudi
- Tâche crééePoint conseil syndical avant l’AG
- Dossier mis à jourAscenseur : incident clos
Le gestionnaire vérifie, puis valide. Exemple illustratif.
Tous les dossiers ouverts, immeuble par immeuble.
Ce que Sophia a traité, ce que les gestionnaires ont validé, ce qui attend une décision.
Les urgences de la nuit
Chaque lundi matin, ce qui s’est passé pendant la fermeture, avec ce qui a déjà été fait.
Les demandes par immeuble
Sinistres, pannes, questions de charges : repérez les immeubles qui concentrent les appels.
Les délais de traitement
Du premier appel à la clôture du dossier, par gestionnaire et par type de demande.
Ce que les gestionnaires et les syndics nous demandent.
Sophia connaît-elle nos immeubles et nos locataires ?
Oui, dès qu’elle est branchée sur votre logiciel de gestion : elle identifie l’appelant, son lot et son immeuble. Sans branchement, elle relève l’adresse et le lot, et transmet un dossier complet au gestionnaire.
Qui décide de ce qui est urgent ?
Vous. Vous fixez ce qui relève de l’urgence, les prestataires à appeler, les horaires d’astreinte et ce qui peut attendre le jour ouvré suivant. Sophia applique ces règles et n’engage rien en dehors.
Avec quel logiciel de gestion fonctionne-t-elle ?
Nous connectons Xenaos à vos outils par leurs API ou par nos workflows d’automatisation. Vous n’avez rien à développer. Nous vérifions la compatibilité de votre logiciel pendant la démo.
Comment traite-t-elle les candidats locataires ?
Elle répond sur le bien, liste les pièces du dossier et réserve la visite selon vos critères objectifs. Elle ne pratique aucune sélection discriminatoire et ne prend aucune décision d’attribution : c’est le rôle de vos équipes.
Les appelants sauront-ils qu’ils parlent à une IA ?
Oui. Sophia se présente comme l’assistante vocale IA du cabinet dès la première phrase, et transfère vers un humain quand la situation l’exige.
Votre répondeur ne trie pas les urgences.
Sophia, si.
Présentez-vous en 20 secondes et parlez à Sophia : elle décroche au nom de votre entreprise, depuis votre navigateur. Si ça vous parle, un conseiller Xenaos vous montre ensuite en 20 minutes ce qu’elle ferait chez vous.
Satisfait ou remboursé 30 jours · Sans engagement en mensuel · Réponse sous 24 h ouvréesXenaos · Chaque appel devient un rendez-vous