Politique de confidentialité
Objet
La présente politique explique comment Xenaos collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles dans le cadre de son site internet, de ses formulaires, de ses demandes de démonstration, de ses échanges commerciaux et de ses services SaaS.
Données collectées
- Données d’identification : nom, prénom, fonction, entreprise
- Coordonnées : adresse email, téléphone, adresse professionnelle
- Données de demande : message, échanges écrits avec Sophia sur le site, besoin exprimé, secteur, taille d’entreprise
- Données commerciales : devis, abonnements, factures, statut client
- Données d’utilisation du site : adresse IP, pages consultées, terminal, navigateur
- Données liées à l’utilisation de Xenaos : leads, opportunités, rendez-vous, notes, conversations
- Données de support : tickets, demandes d’assistance, logs techniques
Finalités
- Répondre aux demandes envoyées via le site
- Organiser des démonstrations et rendez-vous commerciaux
- Gérer la relation commerciale, les devis, abonnements et factures
- Fournir, configurer, maintenir et améliorer les services Xenaos
- Assurer le support client et le suivi technique
- Sécuriser les services et respecter les obligations légales
Bases légales
- Demandes de contact, de démonstration et de devis : exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
- Fourniture des services, support et facturation des clients : exécution du contrat
- Démonstration vocale ou écrite avec Sophia sur le site : votre consentement, recueilli avant le début de l’échange
- Prospection commerciale auprès de professionnels et sécurité des services : intérêt légitime de Xenaos
- Conservation des pièces comptables : obligation légale
Sous-traitants techniques
- Netlify — hébergement du site et formulaires
- Supabase — données de l’application Cockpit / Pocket (région Francfort)
- n8n, hébergé par Elestio — orchestration et automatisations (Allemagne)
- ElevenLabs — voix et agents conversationnels, y compris la discussion écrite avec Sophia sur ce site
- Google — prise de rendez-vous (Google Agenda) et envoi d’e-mails (Gmail)
- Microsoft — agenda et e-mails des entreprises qui relient Outlook / Microsoft 365
- Brevo — envoi d’e-mails et de SMS de confirmation
- Anthropic — modèle de langage Claude, utilisé par Sophia et Pocket pour comprendre les demandes et formuler les réponses
- Telnyx — téléphonie
- smsmode — SMS
- Twenty — CRM
- Stripe — paiement
- Plausible Analytics — mesure d’audience du site, sans cookie, hébergée dans l’Union européenne
- Google Fonts — affichage des polices de caractères du site (votre adresse IP est transmise à Google lors du chargement)
- unpkg et jsDelivr — distribution du code de la fenêtre de discussion et de la démonstration vocale ElevenLabs
Données Google et Microsoft (application Xenaos Cockpit)
Une entreprise cliente peut relier son compte Google (Google Agenda, Gmail) ou Microsoft (Outlook, Microsoft 365) depuis Xenaos Cockpit (cockpit.xenaos.com). Xenaos utilise alors ces données uniquement pour fournir le service : lire les créneaux libres ou occupés de l’agenda, créer, déplacer ou annuler les rendez-vous pris par Sophia, lister les agendas pour choisir celui de chaque service, et envoyer les confirmations et rappels depuis l’adresse de l’entreprise. Xenaos ne lit jamais le contenu des e-mails ni le détail des autres événements, ne vend pas ces données, ne les utilise pas à des fins publicitaires et ne s’en sert pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. L’entreprise peut déconnecter son compte à tout moment depuis Cockpit, ce qui révoque l’accès.
L’utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google par Xenaos respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »). Détail complet : politique de confidentialité de Xenaos Cockpit.
Transferts hors Union européenne
Certains prestataires sont établis aux États-Unis, notamment Netlify, ElevenLabs, Anthropic, Google, Microsoft, Telnyx et Stripe. Ces transferts sont encadrés par la décision d’adéquation relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) pour les entreprises qui y sont certifiées, et à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à hello@xenaos.com.
Durées de conservation
- Demandes de contact et prospects : 3 ans à compter du dernier échange actif
- Données clients et comptes actifs : pendant la durée de la relation contractuelle
- Factures et pièces comptables : durée légale applicable (10 ans au Luxembourg)
- Résumés et transcriptions des appels traités pour nos clients : durée fixée par chaque client dans Cockpit, puis suppression à la fin du contrat
Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation, de portabilité et de retrait du consentement, à exercer auprès de hello@xenaos.com. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD, 15 boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, cnpd.public.lu) ou de l’autorité de votre pays de résidence, notamment la CNIL en France ou l’APD en Belgique.
Xenaos n’a pas désigné de délégué à la protection des données. Pour toute question : hello@xenaos.com.
Cookies
Ce site ne dépose pas de cookies publicitaires. La mesure d’audience (Plausible) fonctionne sans cookie et sans donnée permettant de vous identifier. Il utilise le stockage de session du navigateur (sessionStorage), effacé à la fermeture de l’onglet, pour mémoriser le formulaire de démonstration et la provenance de votre visite (campagne, page d’entrée) afin de traiter votre demande. Les rendez-vous de démonstration sont réservés sur une page Google Agenda.